Vzorový dokument pro poskytování digitálních, technologických, automatizačních a AI služeb
Poslední aktualizace: 15.6.2026
Verze dokumentu: 2.0 (Rozšířeno o AI specifika a Data Privacy Framework)
Webové stránky: www.ai-partnersasistent.eu
Správce: Adriana Stančíková
Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje návštěvníků webových stránek, zájemců o naše služby, klientů, obchodních partnerů a dalších osob, se kterými komunikujeme v rámci poskytování digitálních, technologických, automatizačních, marketingových, CRM a AI služeb.
Ochranu osobních údajů bereme vážně. Osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů, známým jako GDPR.
Tyto zásady se vztahují zejména na zpracování osobních údajů prostřednictvím:
našeho webu,
kontaktních a poptávkových formulářů,
rezervačních kalendářů,
chatbotů a voicebotů,
CRM systému,
e-mailové, SMS a telefonní komunikace,
marketingových kampaní,
analytických a reklamních nástrojů,
platebních a fakturačních nástrojů,
online konzultací,
poskytovaných digitálních služeb.
Správcem osobních údajů je:
Obchodní firma / jméno: ASTAN, Adriana Stančíková
Sídlo / místo podnikání: Koudelov 43, 286 01 Čáslav-Vrdy
IČO: 63505568
DIČ: CZ6254076411
E-mail: [email protected]
Telefon: 704 365 671
Web: www.ai-partnersasistent.eu
Dále jen „Správce“, „my“, „nás“ nebo „naše“.
Správce určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů v souvislosti se svým webem, obchodní komunikací, poskytováním služeb a správou klientských vztahů.
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné pro konkrétní účel. Můžeme zpracovávat zejména tyto kategorie osobních údajů:
3.1 Identifikační údaje
jméno, příjmení, název firmy, IČO, DIČ, pracovní pozice, zastupovaná společnost.
3.2 Kontaktní údaje
e-mailová adresa, telefonní číslo, fakturační adresa, doručovací adresa, adresa sídla nebo provozovny, kontaktní údaje na sociálních sítích nebo komunikačních platformách.
3.3 Údaje z komunikace
obsah e-mailové komunikace, obsah zpráv z formulářů, obsah konverzací v chatu, obsah SMS komunikace, záznamy požadavků a dotazů, poznámky z konzultací, informace sdělené při telefonátu nebo videohovoru.
3.4 Údaje o poptávce a obchodním vztahu
poptávaná služba, domluvený rozsah spolupráce, cenová nabídka, objednávka, smluvní dokumentace, historie spolupráce, stav obchodní příležitosti v CRM, informace o potřebách klienta, informace o podnikání klienta, pokud jsou nezbytné pro poskytování služby.
3.5 Technické údaje
IP adresa, typ zařízení, typ prohlížeče, operační systém, cookies identifikátory, údaje o návštěvě webu, údaje o chování na webu, zdroj návštěvy, UTM parametry, analytické a měřicí údaje.
3.6 Platební a fakturační údaje
fakturační údaje, údaje o platbě, číslo objednávky, platební stav, informace o předplatném, údaje potřebné pro vedení účetnictví a plnění daňových povinností.
3.7 Údaje z AI, CRM a automatizovaných systémů
údaje zadané do chatbotu nebo voicebotu, údaje z poptávkových formulářů, údaje z rezervačních kalendářů, údaje z automatizované komunikace, informace o obchodních aktivitách, údaje o stavu leadu, záznamy o interakci se systémem, interní štítky, poznámky a segmentace v CRM.
Osobní údaje získáváme zejména:
přímo od vás,
z kontaktních formulářů,
z poptávkových formulářů,
z rezervačních formulářů,
z komunikace přes chatbot nebo voicebot,
z e-mailové komunikace,
z telefonické nebo SMS komunikace,
z online konzultací,
z objednávek a plateb,
z veřejně dostupných zdrojů,
ze sociálních sítí,
z webové analytiky,
z CRM systému,
od klientů, pokud nám údaje předávají v rámci plnění služby.
Pokud nám poskytujete osobní údaje třetích osob, odpovídáte za to, že k tomu máte právní důvod a že tyto osoby byly odpovídajícím způsobem informovány.
Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:
Účel zpracování
Typické údaje
Právní základ
Vyřízení dotazu nebo poptávky
jméno, e-mail, telefon, obsah zprávy
jednání o smlouvě / oprávněný zájem
Rezervace konzultace nebo schůzky
jméno, e-mail, telefon, termín
jednání o smlouvě / oprávněný zájem
Poskytování služeb
kontaktní údaje, projektové údaje, komunikace
plnění smlouvy
Správa klientského vztahu v CRM
kontakty, historie komunikace, obchodní poznámky
plnění smlouvy / oprávněný zájem
Fakturace a účetnictví
fakturační údaje, platební údaje
zákonná povinnost
Marketingová komunikace
e-mail, jméno, preference
souhlas / oprávněný zájem
Webová analytika
IP adresa, cookies, chování na webu
souhlas / oprávněný zájem podle typu nástroje
Reklamní kampaně a remarketing
cookies, online identifikátory
souhlas
Bezpečnost webu a systémů
IP adresa, logy, technické údaje
oprávněný zájem
Ochrana právních nároků
smlouvy, komunikace, faktury
oprávněný zájem
Plnění právních povinností
účetní a daňové údaje
zákonná povinnost
Právní základy zpracování osobních údajů podle GDPR zahrnují zejména souhlas, plnění smlouvy, splnění právní povinnosti a oprávněný zájem správce.
Pokud vyplníte kontaktní nebo poptávkový formulář na našem webu, zpracováváme údaje, které do formuláře zadáte. Typicky jde o jméno a příjmení, e-mail, telefon, název firmy, web firmy, popis poptávky a další údaje uvedené ve zprávě. Tyto údaje zpracováváme za účelem vyřízení vašeho dotazu, přípravy nabídky, komunikace s vámi a případného uzavření smlouvy. Údaje z formuláře mohou být uloženy v CRM systému, e-mailovém nástroji, automatizační platformě nebo jiném systému, který používáme pro správu poptávek a komunikaci.
Pokud si rezervujete konzultaci, hovor, online schůzku nebo jiný termín, zpracováváme údaje potřebné k vytvoření a správě rezervace. Může jít zejména o jméno, e-mail, telefon, zvolený termín, časové pásmo, odpovědi na doplňující otázky, poznámku k rezervaci a informace potřebné pro přípravu schůzky. Tyto údaje zpracováváme za účelem rezervace termínu, zaslání potvrzení, připomenutí schůzky, přípravy konzultace a následné komunikace.
Na webu nebo v rámci poskytovaných služeb můžeme používat chatboty, voiceboty, AI agenty nebo jiné automatizované komunikační systémy.
Pokud s takovým systémem komunikujete, můžeme zpracovávat obsah vaší zprávy, kontaktní údaje, které zadáte, informace o vaší poptávce, čas komunikace, technické údaje o komunikaci a případně přepis hlasové komunikace, pokud je daná funkce aktivní. Údaje z komunikace s chatbotem nebo voicebotem mohou být použity pro odpověď na dotaz, kvalifikaci poptávky, předání kontaktu obchodníkovi, rezervaci termínu, zákaznickou podporu, zlepšení nastavení komunikačního systému a vedení evidence komunikace.
V případě nahrávání a pokročilé analýzy hlasu (např. biometrie) prostřednictvím voicebotů zpracováváme tyto údaje pouze na základě vašeho výslovného souhlasu.
AI systémy mohou pracovat s automatizovaným vyhodnocením obsahu komunikace. To neznamená, že by každé rozhodnutí bylo činěno výhradně automaticky bez lidského zásahu. Pokud by mělo docházet k automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky, budete o tom zvlášť informováni. Upozorňujeme, že AI systémy nemusí být vždy bezchybné a jejich odpovědi mohou být nepřesné, neúplné nebo závislé na kvalitě vstupních údajů.
Pro správu kontaktů, poptávek, klientů a obchodních procesů můžeme používat CRM systém a automatizační platformy. V CRM můžeme evidovat zejména kontaktní údaje, historii komunikace, stav obchodní příležitosti, poznámky z jednání, zaslané nabídky, rezervace schůzek, štítky a segmenty, úkoly a následné kroky a stav spolupráce. Účelem je efektivní správa obchodních vztahů, poskytování služeb, evidence komunikace, následná péče o klienty a ochrana našich oprávněných zájmů.
Pokud s námi komunikujete e-mailem, SMS, telefonicky nebo jiným komunikačním kanálem, zpracováváme údaje potřebné pro vedení této komunikace. Může jít o e-mailovou adresu, telefonní číslo, obsah zpráv, historii komunikace, metadata komunikace a záznam požadavku nebo dotazu. Telefonní hovory mohou být zaznamenávány pouze tehdy, pokud je to výslovně uvedeno nebo pokud jste o tom předem informováni v souladu s právními předpisy.
Můžeme vám zasílat obchodní sdělení, novinky, nabídky, pozvánky na webináře, informace o službách nebo vzdělávací obsah. Marketingová komunikace může probíhat zejména prostřednictvím e-mailu, SMS, telefonického kontaktu, remarketingových kampaní a sociálních sítí. Obchodní sdělení zasíláme buď na základě vašeho souhlasu, nebo na základě oprávněného zájmu, pokud jste naším zákazníkem nebo jste projevili zájem o podobné služby. Z odběru obchodních sdělení se můžete kdykoliv odhlásit prostřednictvím odkazu v e-mailu nebo kontaktováním na e-mailu: [DOPLNIT E-MAIL].
Pokud si objednáte naše služby, zpracováváme osobní údaje potřebné pro objednávku, platbu, fakturaci a účetnictví. Může jít zejména o jméno a příjmení, obchodní firmu, IČO, DIČ, fakturační adresu, e-mail, objednanou službu, cenu, platební stav, fakturu a údaje vyžadované účetními a daňovými předpisy. Platební údaje mohou být zpracovávány prostřednictvím platebních bran nebo poskytovatelů platebních služeb. Údaje o platební kartě zpravidla nezpracováváme přímo, ale zpracovává je příslušný poskytovatel platební brány.
V rámci našich služeb nebo webu můžeme používat analytické a reportingové nástroje. Tyto nástroje mohou zpracovávat zejména návštěvnost webu, zdroje návštěvnosti, konverze, odeslání formuláře, rezervace termínu, prokliky, technické údaje, UTM parametry a marketingové nebo obchodní metriky. Účelem je měření výkonu webu, kampaní, automatizací a obchodních procesů. Pokud jsou k analytice používány cookies nebo podobné technologie, postupujeme v souladu s našimi cookies zásadami a nastavením cookies lišty.
Na našem webu můžeme používat cookies a podobné technologie. Cookies mohou být nezbytné, analytické, marketingové, preferenční nebo funkční. Nezbytné cookies slouží k základnímu fungování webu. Analytické a marketingové cookies používáme pouze v případech a rozsahu, který odpovídá platným právním předpisům a nastavení souhlasu uživatele.
Podrobnosti o používání cookies najdete v samostatném dokumentu:
Cookies zásady: [DOPLNIT ODKAZ NA COOKIES ZÁSADY]
U cookies je vhodné umožnit uživateli jednoduché odmítnutí nebo nastavení jednotlivých kategorií.
Osobní údaje můžeme předávat pouze v nezbytném rozsahu důvěryhodným příjemcům a zpracovatelům, kteří nám pomáhají s provozem webu, poskytováním služeb, komunikací, fakturací, marketingem nebo technickým zajištěním. Může jít zejména o:
poskytovatele CRM a automatizačních platforem,
poskytovatele AI nástrojů,
poskytovatele hostingových a cloudových služeb,
poskytovatele e-mailových služeb,
poskytovatele SMS a telefonních služeb,
poskytovatele rezervačních kalendářů,
poskytovatele analytických nástrojů,
poskytovatele reklamních systémů,
poskytovatele platebních bran,
účetní a daňové poradce,
právní poradce,
technické spolupracovníky,
další subdodavatele nezbytné pro poskytování služby.
Konkrétní používané nástroje mohou zahrnovat například: [DOPLNIT POUŽÍVANÉ NÁSTROJE, NAPŘ. AI Profit OS, GoHighLevel, Google Workspace, Google Analytics, Meta, Stripe, PayPal, OpenAI, Make, Zapier, účetní software, hosting apod.]
Osobní údaje nepředáváme třetím osobám k jejich vlastnímu marketingu, pokud k tomu nemáme právní důvod nebo váš souhlas.
Někteří naši dodavatelé nebo technologičtí partneři mohou sídlit mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, případně mohou využívat infrastrukturu mimo EU/EHP.
K předávání osobních údajů mimo EU/EHP může dojít zejména při používání AI nástrojů, cloudových služeb, CRM platforem, analytických nástrojů, reklamních systémů, platebních bran nebo komunikačních nástrojů.
Pokud dochází k předávání osobních údajů mimo EU/EHP (např. do USA), děje se tak výhradně na základě platných právních mechanismů schválených Evropskou komisí. Pro partnery v USA využíváme certifikace v rámci Rámce ochrany soukromí EU-USA (EU-US Data Privacy Framework). U ostatních partnerů nebo v případech, kdy nelze rámec využít, využíváme Standardní smluvní doložky (SCC) a dodatečná bezpečnostní opatření chránící vaše data.
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro daný účel.
Kategorie údajů
Doba uchování
Údaje z kontaktních formulářů
po dobu vyřízení dotazu a následně přiměřenou dobu pro navazující komunikaci
Údaje z poptávek
po dobu jednání a následně přiměřenou dobu pro ochranu právních nároků
Údaje klientů
po dobu trvání smlouvy a následně po dobu nutnou pro právní, účetní a daňové účely
Fakturační a účetní údaje
po dobu stanovenou právními předpisy
Marketingové kontakty
do odvolání souhlasu nebo odhlášení, případně po dobu oprávněného zájmu
Údaje z cookies
podle typu cookies a nastavení cookies zásad
Údaje v CRM
po dobu trvání obchodního vztahu nebo oprávněného zájmu
Přepisy a logy z AI chatbotů / voicebotů
po dobu nezbytnou pro vyřízení požadavku a vyhodnocení kvality služby, nejdéle však 6 měsíců, nedojde-li k uzavření smlouvy
Údaje potřebné pro právní nároky
po dobu trvání promlčecích lhůt
Pokud již osobní údaje nepotřebujeme, vymažeme je nebo anonymizujeme.
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo na přístup k osobním údajům, opravu nepřesných údajů, výmaz, omezení zpracování, námitku proti zpracování, přenositelnost údajů, odvolání souhlasu a podání stížnosti u dozorového úřadu. Svou žádost můžete uplatnit na e-mailu: [DOPLNIT E-MAIL]. Na vaši žádost odpovíme v zákonné lhůtě. Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo obrátit se na dozorový úřad. V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, web: www.uoou.gov.cz.
Pokud zpracováváme osobní údaje na základě vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Souhlas můžete odvolat kliknutím na odhlašovací odkaz v e-mailu, změnou nastavení cookies nebo zasláním žádosti na e-mail [DOPLNIT E-MAIL].
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů. Tato opatření mohou zahrnovat zejména omezení přístupů pouze na oprávněné osoby, používání hesel a přístupových oprávnění, zabezpečení administrativních účtů, šifrovanou komunikaci, zálohování, pravidelnou kontrolu nastavení, důvěrnost osob, které s údaji pracují, používání ověřených dodavatelů a minimalizaci zpracovávaných údajů. Přesto nelze zaručit absolutní bezpečnost dat, zejména při přenosu přes internet nebo při použití nástrojů třetích stran.
V rámci CRM, marketingových nástrojů, automatizací, chatbotů, voicebotů nebo AI systémů může docházet k určitému automatizovanému zpracování osobních údajů. Může jít například o zařazení kontaktu do obchodní pipeline, odeslání automatické e-mailové nebo SMS zprávy, rezervaci termínu, segmentaci kontaktů, vyhodnocení poptávky, předání leadu obchodníkovi nebo spuštění follow-up sekvence. Toto zpracování slouží zejména k efektivní komunikaci, správě poptávek, poskytování služeb a marketingu.
Nedochází-li k tomu výslovně jinak, neprovádíme automatizované rozhodování, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo obdobně významné dopady bez možnosti lidského zásahu. Máte vždy právo požádat o lidský přezkum jakéhokoli automatizovaného rozhodnutí, vyjádřit svůj názor a takové rozhodnutí napadnout.
Pokud poskytujeme služby klientovi, například nastavujeme nebo spravujeme CRM systém, chatbot, voicebot, automatizace, formuláře, kalendáře, reporting nebo jinou digitální infrastrukturu, můžeme v rámci této činnosti zpracovávat osobní údaje zákazníků, leadů, zaměstnanců nebo obchodních kontaktů klienta. V takovém případě zpravidla platí: klient je správcem osobních údajů, my jsme zpracovatelem osobních údajů, osobní údaje zpracováváme podle pokynů klienta, klient odpovídá za právní základ zpracování, klient odpovídá za splnění informační povinnosti vůči svým zákazníkům, klient odpovídá za zákonnost předaných údajů a podmínky zpracování mohou být upraveny samostatnou zpracovatelskou smlouvou. Typicky může jít o údaje zákazníků klienta, potenciálních zákazníků, leadů, uživatelů webu klienta, osob komunikujících přes chatbot nebo voicebot, osob rezervujících si schůzku a osob v CRM databázi klienta. Klient je povinen předávat nám pouze takové osobní údaje, které je oprávněn zpracovávat a předat ke zpracování.
V případech, kdy při poskytování služeb vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů pro klienta (např. importujeme kontakty do CRM nebo spravujeme leady), je tento vztah vždy povinně upraven samostatnou Zpracovatelskou smlouvou (DPA) ve smyslu čl. 28 GDPR, která je nedílnou součástí obchodních podmínek nebo individuální smlouvy. Bez uzavření této smlouvy nejsme oprávněni data klientových zákazníků do našich systémů nahrát.
Zpracovatelská smlouva upravuje zejména předmět zpracování, dobu trvání zpracování, povahu a účel zpracování, typ osobních údajů, kategorie subjektů údajů, povinnosti správce, povinnosti zpracovatele, zapojení dalších zpracovatelů, bezpečnostní opatření, postup při porušení zabezpečení a výmaz nebo vrácení údajů po ukončení spolupráce. Zpracovatelská smlouva má v otázkách zpracování klientských dat přednost před obecnými ustanoveními těchto zásad, pokud stanoví konkrétnější úpravu.
Pokud do našich formulářů, CRM, chatbotů, voicebotů, automatizací nebo jiných nástrojů zadáte osobní údaje třetích osob, odpovídáte za to, že máte právní důvod tyto údaje zpracovávat, máte právo nám je předat, údaje jsou správné a aktuální, dotčené osoby byly informovány a zpracování není v rozporu s právními předpisy. To platí zejména pro klienty, kteří nám předávají databáze kontaktů, leadů, zákazníků nebo jiných osob za účelem nastavení CRM, automatizací, e-mailingu, SMS komunikace, chatbotů, voicebotů nebo obchodních procesů.
Běžně nevyžadujeme a nezamýšlíme zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu, náboženském vyznání, politických názorech, biometrické údaje nebo jiné citlivé údaje. Žádáme vás, abyste nám tyto údaje neposkytovali, pokud to není nezbytné a pokud k tomu neexistuje jasný právní důvod. Pokud nám takové údaje poskytnete z vlastní iniciativy, mohou být zpracovány pouze v nezbytném rozsahu pro vyřízení vaší žádosti nebo komunikace, případně budou odstraněny, pokud nejsou potřebné.
Naše služby nejsou primárně určeny osobám mladším 18 let. Vědomě neshromažďujeme osobní údaje nezletilých osob bez souhlasu zákonného zástupce, pokud takový souhlas vyžadují právní předpisy. Pokud zjistíme, že zpracováváme osobní údaje nezletilé osoby bez odpovídajícího právního důvodu, přijmeme přiměřená opatření k jejich odstranění.
Náš web nebo naše komunikace mohou obsahovat odkazy na webové stránky, aplikace nebo služby třetích stran. Za zpracování osobních údajů na těchto externích stránkách odpovídají jejich provozovatelé. Doporučujeme vám seznámit se s jejich zásadami ochrany osobních údajů.
Tyto zásady můžeme průběžně aktualizovat, zejména pokud dojde ke změně právních předpisů, používaných nástrojů, způsobu zpracování nebo rozsahu poskytovaných služeb. Aktuální verze bude vždy dostupná na našem webu.
Pokud máte jakýkoliv dotaz ke zpracování osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás na:
E-mail:[email protected]
Adresa:Koudelov 43, 286 01 čáslav- Vrdy
Web: ai-partnersasistent.eu